Por Ronaldo dias Oliveira
Empresário você sabia que, mesmo sem querer, pode estar adquirindo mercadorias sem a respectiva NF de compra?
Talvez pergunte :
– Mas como isso é possível? Pra responder vamos primeiro rever seu processo de compra. Verifique se ele ocorre da forma abaixo:
1º) Você faz o pedido;
2º) A mercadoria chega;
3º) É dada entrada no estoque da mesma com seu respectivo danfe (documento auxiliar da nota fiscal Eletrônica ;
4º) Em seguida este danfe é enviado pro contador;
5º) O contador lança na sua escrita fiscal e contabilidade ;
6º) FIM do processo.
Pronto. Se você seguiu todos esses passos, acabou de comprar mercadoria sem nota, estando sujeito a multas e autuações fiscais.
– Mas por quê? Você pode me perguntar.
– Se eu recebi uma nota e mandei a mesma para o contador e etc…
Mas eu falei Nota Eletrônica?? Sim, esqueça o papel! Conforme a legislação em Vigor, nós compramos com notas eletrônicas. Um documento de existência apenas digital com plena validade jurídica, assinado pelo fornecedor e autorizado pela secretaria de fazenda digitalmente.
A resposta é que o seu processo de compra está incompleto, e o que você mandou pro contador não é uma nota fiscal, mas apenas um documento auxiliar da nota fiscal Eletronica (DANFE). Este documento serve para acompanhar a mercadoria e possui a chave para consultar os dados da nota fiscal Eletrônica no sistema da receita estadual.
Pronto, agora elucidado o mistério vimos que ao adquirir a mercadoria, conforme também prevê a legislação , seu fornecedor deveria lhe enviar automaticamente no seu sistema a respectiva Nota Fiscal Eletronica (NFE) em arquivo magnético formato XML, acobertando aquela operação.
De posse desta nota, que não é de papel, mas um arquivo digital em formato XML, você deve guarda-la por 5 anos a disposição da fiscalização. Pois quando um fiscal lhe solicitar suas notas Eletrônicas não bastará lhe entregar uma pasta com Danfes recebidos. Mas sim uma Midia (cd, pendrive etc) contendo todos os arquivos xml de notas fiscais eletrônicas recebidas naquele período.
Então como evitar este enorme transtorno de comprar sem nota fiscal ?
Simples. Cobre do seu fornecedor o envio imediato de todas as notas Eletrônicas emitidas contra a sua empresa assim que a venda ocorrer, como determina a legislação em vigor.
Mas e se o fornecedor, mesmo estado também sujeito a multas, não lhe enviar o documento ? O que fazer ?
Não se preocupe. Há outra solução. De posse do seu certificado digital e do danfe, basta acessar o portal da nota fiscal Eletrônica, digitar o código de barras impresso no danfe e acessar os dados da NFE (nota fiscal Eletronica ). Neste mesmo local há a opção de baixar o arquivo XML para o seu computador.
Porém esta solução só esta disponível por tempo limitado. Pois as notas são deletadas daquele local ficando indisponível, apos um determinado tempo .
Também já há empresas de contabilidade que disponibilizam a seus clientes um email para os fornecedores, enviem tal arquivo, e assim possam ter as notas eletrônicas automaticamente arquivados e acessados pelo contador e cliente. Dispensando todo esse processo e preocupações com guarda, backup e transmissão de emails.
Vale salientar ainda que há outros riscos que o empresário corre quando não tem o arquivo digital. Pois ele não tem como conferir se o que esta no danfe é o mesmo conteúdo que está no arquivo XML. Pois é muito comum adquirir uma coisa (que esta no danfe) porém, na nota fiscal eltrônica (XML) aparecer outro dado, podendo ocorrer alterações em valor, quantidade ou produtos.
Com a mudança de padrão de documentos em papél, para aletrônicos, é importante que o empresário reveja todo o seu processo de compra.
Abaixo sugerimos de forma prática, uma pequena alteração do processo de compra que pode mitigar os riscos envolvidos nesta transação:
1) Você faz o pedido;
2) A mercadoria é faturada pelo fornecedor;
3) A empresa verifica se chegou a NFE arquivo via email XML. Se não chegou cobra do fornecedor;
4) De posse do arquivo, imprimir o seu conteúdo para conferencia (o que pode ser feito gratuitamente no site www.danfeweb.com.br ;
5) arquivar o arquivo xml recebido num local seguro com backup, ou enviar para algum site de arquivamento em nuvem (num servidor web);
6) Chegada a mercadoria conferi-la com a NFE (impressa anteriormente, e se preferir, com o danfe recebido);
7) Dar entrada no estoque;
8) Em seguida enviar pro contador o arquivo xml da NFE e o DANFE para conferencia;
9) O contador lançará na sua escrita fiscal e contabilidade ;
10) FIM do processo.
Com este modelo proposto, que claro, pode variar dependendo das características da sua empresa e da forma de integração com seu contador, você estará tranquilo e seguro contra surpresas desagradáveis e dores de cabeça com o fisco.
Pronto! Agora é só vender e correr pro abraço. Até a próxima.
Fonte: Portal Dia a Dia Tributário
